Mengelola tacit dan explicit knowledge secara efektif membutuhkan lebih dari sekadar teknologi atau niat baik. Diperlukan strategi organisasi yang menyeluruh dan terintegrasi, yang menyentuh aspek budaya, proses, teknologi, dan pengembangan sumber daya manusia. Kedua bentuk pengetahuan ini memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda, sehingga pendekatan yang diambil organisasi harus mampu menjembatani perbedaan tersebut.
Berikut adalah beberapa pilar utama dalam membangun strategi pengelolaan tacit dan explicit knowledge:
1. Membangun Sistem Teknologi Pendukung
Teknologi memainkan peran penting, terutama dalam mengelola explicit knowledge. Organisasi perlu menginvestasikan dalam:
- Platform knowledge base yang menyimpan dan mengelola dokumen, laporan, SOP, dan hasil riset.
- Portal intranet yang memudahkan karyawan dalam mencari, mengakses, dan berbagi informasi.
- Sistem pembelajaran digital (Learning Management System – LMS) yang menyebarkan materi pelatihan dan mendokumentasikan knowledge sharing session.
Selain itu, penggunaan teknologi berbasis Artificial Intelligence untuk pencarian cerdas dan rekomendasi pengetahuan menjadi semakin penting agar explicit knowledge tidak hanya tersedia, tetapi juga benar-benar relevan dan mudah digunakan.
Namun, penting diingat bahwa teknologi hanyalah enabler. Tanpa budaya yang mendukung, platform terbaik pun akan menjadi kosong.
2. Mendorong Budaya Kolaboratif
Mengelola tacit knowledge sangat bergantung pada interaksi sosial. Oleh karena itu, organisasi perlu:
- Membangun rasa percaya antar individu, sehingga karyawan merasa nyaman berbagi pengalaman, intuisi, dan pembelajaran mereka.
- Mendorong keterbukaan melalui sesi berbagi pengalaman, komunitas praktik, atau forum diskusi internal.
- Menciptakan ruang untuk pembelajaran bersama, seperti workshop informal, mentoring program, atau proyek lintas fungsi.
Budaya kolaboratif mempercepat pertukaran tacit knowledge dan mengurangi risiko hilangnya pengetahuan kritis ketika karyawan keluar dari organisasi.
3. Pengembangan SDM sebagai Aset Pengetahuan
Dalam ekonomi berbasis pengetahuan, karyawan adalah aset utama. Oleh karena itu, strategi KM harus mencakup:
- Program pelatihan dan pengembangan berkelanjutan, tidak hanya dalam hard skill, tetapi juga kemampuan berbagi dan manajemen pengetahuan.
- Rotasi kerja dan proyek lintas fungsi untuk memperkaya pengalaman individu dan memperluas transfer tacit knowledge.
- Program coaching dan mentoring yang sistematis untuk menginternalisasi pengetahuan organisasi ke generasi berikutnya.
- Pengakuan dan insentif bagi karyawan yang aktif berkontribusi dalam berbagi pengetahuan dan mendukung pembelajaran organisasi.
Melihat SDM sebagai pemilik, pengelola, dan pengembang pengetahuan akan menciptakan siklus inovasi dan pembelajaran berkelanjutan dalam organisasi.
4. Integrasi Pengetahuan dalam Proses Bisnis
Agar KM tidak menjadi inisiatif yang terpisah dari aktivitas utama, organisasi perlu mengintegrasikan pengetahuan ke dalam setiap proses bisnis:
- Dalam operasional harian: Setiap keputusan diambil berdasarkan data, pengalaman, dan dokumentasi yang tersedia.
- Dalam inovasi: Ide-ide baru diperkuat oleh hasil riset terdokumentasi serta insight lapangan.
- Dalam pengembangan produk: Proses desain dan produksi menggunakan kombinasi best practices eksplisit dan pengalaman praktis.
- Dalam pelayanan pelanggan: Keluhan dan masukan pelanggan diolah menjadi tacit dan explicit knowledge untuk perbaikan berkelanjutan.
Dengan integrasi ini, pengetahuan menjadi bagian organik dari aktivitas organisasi, bukan sekadar tambahan administratif.
Mengelola tacit dan explicit knowledge bukan tugas yang sederhana, tetapi juga bukan hal yang mustahil. Dengan strategi yang menyeluruh — menggabungkan teknologi, budaya, pengembangan SDM, dan integrasi proses — organisasi dapat menciptakan ekosistem pengetahuan yang dinamis, adaptif, dan produktif.
Organisasi yang berhasil mengelola kedua dimensi pengetahuan ini akan lebih cepat berinovasi, lebih tanggap terhadap perubahan pasar, dan lebih siap membangun keunggulan kompetitif berkelanjutan.
Jika mempunyai pertanyaan berkaitan dengan tulisan, pelatihan, pendampingan dan layanan kami, serta berkeinginan kerjasama, silahkan kontak kami, haitan.rachman@inosi.co.id
