Dalam kerangka manajemen pengetahuan (Knowledge Management/KM), penting untuk memahami bahwa tidak semua pengetahuan bersifat sama. Pengetahuan memiliki bentuk dan karakteristik yang berbeda, dan pemahaman terhadap jenis-jenis pengetahuan ini sangat penting untuk mengembangkan strategi pengelolaan yang tepat. Secara umum, pengetahuan dalam organisasi diklasifikasikan menjadi dua jenis utama: pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). Keduanya memiliki karakteristik, tantangan, dan potensi yang berbeda dalam proses inovasi dan pengambilan keputusan.
1. Pengetahuan Tacit (Tacit Knowledge)
Pengetahuan tacit adalah pengetahuan yang melekat secara pribadi pada individu. Pengetahuan ini bersifat subjektif, intuitif, dan diperoleh melalui pengalaman langsung. Karena tidak terdokumentasi, pengetahuan tacit sulit untuk diidentifikasi, dijelaskan, atau dibagikan kepada orang lain secara langsung. Pengetahuan ini mencakup wawasan, naluri, keterampilan praktis, keahlian, dan nilai-nilai pribadi yang telah terakumulasi selama bertahun-tahun.
Contoh pengetahuan tacit meliputi:
- Keahlian seorang juru masak dalam meracik rasa secara seimbang tanpa mengikuti resep tertulis.
- Pengalaman seorang manajer dalam mengelola tim yang kompleks, membaca dinamika tim, dan membuat keputusan strategis yang efektif.
- Naluri seorang desainer dalam memilih warna, tata letak, atau tipografi yang “terasa pas” bagi audiens.
Pengetahuan tacit sangat bernilai karena unik, sulit ditiru, dan sering kali menjadi sumber inovasi. Namun, tantangan utama dari pengetahuan tacit adalah sulitnya mentransfer pengetahuan ini kepada orang lain. Banyak organisasi kehilangan aset pengetahuan yang berharga ketika karyawan berpengalaman pensiun atau pindah tanpa mendokumentasikan pengetahuannya. Oleh karena itu, strategi KM yang efektif harus mampu mengidentifikasi dan memfasilitasi berbagi pengetahuan tacit secara sistematis.
Metode untuk mentransfer pengetahuan tacit dapat mencakup:
- Mentoring dan coaching
- Sesi berbagi pengalaman (knowledge sharing session)
- Komunitas praktik (communities of practice)
- Dokumentasi melalui wawancara naratif
2. Pengetahuan Eksplisit (Explicit Knowledge)
Berbeda dengan pengetahuan tacit, pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang telah dirumuskan, didokumentasikan, dan dapat dengan mudah disimpan dan dibagikan. Pengetahuan eksplisit bersifat objektif, terstruktur, dan dapat dikomunikasikan secara formal melalui media tertulis, grafik, suara, atau digital. Inilah jenis pengetahuan yang biasanya kita temukan dalam bentuk dokumen, buku, manual, laporan, basis data, dan sebagainya.
Contoh pengetahuan eksplisit antara lain:
- Prosedur operasional standar (SOP)
- Manual pelatihan
- Data hasil riset pasar
- Laporan keuangan
- Template presentasi proyek
Pengetahuan eksplisit sangat berguna karena dapat disebarluaskan secara luas, disimpan dalam sistem manajemen dokumen, dan digunakan kembali oleh siapa pun dalam organisasi. Dalam konteks inovasi produk, pengetahuan eksplisit membantu tim riset dan pengembangan (R&D) dalam membangun solusi berdasarkan informasi terdokumentasi yang sudah ada, sehingga mengurangi waktu dan biaya percobaan.
Namun, pengetahuan eksplisit juga memiliki keterbatasan. Karena bersifat formal dan terstruktur, ia cenderung tidak mencakup dimensi emosional atau intuitif yang terkandung dalam pengetahuan tacit. Selain itu, pengetahuan eksplisit bisa menjadi usang jika tidak diperbarui secara berkala.
Transformasi Pengetahuan: Dari Tacit ke Eksplisit
Salah satu tantangan utama dalam manajemen pengetahuan adalah bagaimana mengubah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit—sebuah proses yang disebut eksternalisasi. Konsep ini diperkenalkan oleh Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi dalam model SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization), yang menjadi landasan teori konversi pengetahuan.
Model SECI menjelaskan bahwa pengetahuan dapat dikonversi melalui empat tahap:
- Socialization (Tacit to Tacit): Pengetahuan tacit ditransfer dari satu individu ke individu lain melalui interaksi sosial tanpa menggunakan media tertulis. Contoh: pelatihan langsung, observasi, atau kerja sama dalam proyek.
- Externalization (Tacit to Explicit): Pengetahuan tacit diubah menjadi bentuk eksplisit, seperti tulisan, diagram, atau cerita. Contoh: seorang ahli menuliskan pengalamannya dalam buku panduan atau wawancara video.
- Combination (Explicit to Explicit): Pengetahuan eksplisit dari berbagai sumber digabungkan menjadi pengetahuan baru. Contoh: penggabungan beberapa laporan riset menjadi strategi pemasaran baru.
- Internalization (Explicit to Tacit): Pengetahuan eksplisit diserap oleh individu dan diinternalisasi melalui pengalaman, sehingga menjadi bagian dari pengetahuan tacit mereka. Contoh: seorang karyawan membaca panduan kerja, mempraktikkannya, dan akhirnya menguasai keterampilan tersebut.
Penerapan model SECI dalam organisasi membantu membangun siklus pengetahuan yang dinamis. Dengan memfasilitasi proses ini, organisasi dapat memastikan bahwa pengetahuan tidak hanya disimpan, tetapi juga terus berkembang dan ditransformasikan menjadi inovasi nyata.
Pentingnya Memahami Kedua Jenis Pengetahuan
Memahami perbedaan dan keterkaitan antara pengetahuan tacit dan eksplisit sangat penting dalam membangun sistem manajemen pengetahuan yang efektif. Organisasi yang hanya fokus pada dokumentasi eksplisit akan kehilangan dimensi manusia yang bernilai dari pengetahuan tacit. Sebaliknya, organisasi yang tidak mendokumentasikan pengetahuan akan kesulitan mempertahankan pengetahuan dalam jangka panjang.
Strategi KM yang berhasil harus menciptakan keseimbangan antara kedua jenis pengetahuan ini. Pendekatan yang bisa dilakukan meliputi:
- Membangun platform digital yang mendukung dokumentasi pengetahuan eksplisit dan diskusi interaktif untuk berbagi pengetahuan tacit.
- Mendorong budaya berbagi dan pembelajaran bersama di tempat kerja.
- Menyediakan ruang dan waktu untuk refleksi, diskusi, dan eksperimen.
Pengetahuan adalah bahan bakar utama inovasi. Baik pengetahuan tacit maupun eksplisit memiliki peran yang saling melengkapi dalam mendorong organisasi menjadi lebih kreatif, adaptif, dan kompetitif. Manajemen pengetahuan yang efektif harus mampu mengenali nilai kedua jenis pengetahuan ini dan merancang sistem yang mendukung konversi, kolaborasi, dan kontinuitas.
Jika mempunyai pertanyaan berkaitan dengan tulisan, pelatihan, pendampingan dan layanan kami, serta berkeinginan kerjasama, silahkan kontak kami, haitan.rachman@inosi.co.id
